Setor de Compras

Uma relação saudável com fornecedores é essencial para melhorar o gerenciamento de compras de materiais indiretos.

Em um mundo em que transformações e mudanças de cenários são constantes e rápidas, é fundamental avaliar se os fornecedores escolhidos continuam sendo a melhor opção para sua empresa.

Para isso, torna-se necessário monitorar o desempenho dos fornecedores em todas as etapas em que estão envolvidos, certificando-se de que as promessas feitas no momento da contratação estão sendo cumpridas.

Neste artigo, vamos passar por cada um dos principais critérios que devem ser acompanhados constantemente e de perto.

Principais critérios a serem analisados

Antes de começar a sua análise, é interessante estabelecer os critérios de avaliação. Confira nossas sugestões de pontos relacionados ao desempenho dos seus fornecedores que você deve acompanhar, e qual a melhor maneira de avaliar cada um deles. Confira!

Padrão de Qualidade

Esse critério pode ser dividido em duas dimensões:

Qualidade dos Serviços

A primeira se refere à qualidade do serviço prestado, que, normalmente, começa alta e tende a diminuir à medida que o fornecedor começa a se acostumar com suas entregas. Monitorar indicadores de qualidade te ajudam a exigir que ela seja mantida durante todo o período de contrato.

Qualidade dos Produtos

A segunda dimensão se refere à qualidade do produto entregue. Nesse sentido, é necessário monitorar a quantidade de itens que são rejeitados por entrega, o que diz muito sobre a preocupação do fornecedor em garantir que as entregas sejam efetuadas de acordo com o pedido do cliente.

A maneira mais indicada de medir a qualidade é dividindo a quantidade de itens rejeitados pela quantidade total de itens entregues.

Mas lembre-se que é necessário definir uma taxa aceitável de problemas em cada tipo de entrega. Se o índice de determinado fornecedor for maior que a taxa aceitável uma análise cautelosa deve ser realizada para determinar por que os itens estão sendo rejeitados, se é devido a problemas com o fornecedor ou com processos da empresa, como ordens de compra com erros, por exemplo.

É importante que os padrões de qualidade estejam registrados em contratos ou em comunicações por escrito, antes de começar a medi-los. Certifique-se também de que o fornecedor esteja ciente desses padrões no momento da contratação, caso contrário você não poderá cobrar essa qualidade no futuro.

Desempenho

Outro critério que deve ser avaliado, se refere ao desempenho das entregas. Esse critério se relaciona ao respeito aos prazos e condições de entrega estabelecidos.

Atrasos na entrega

É comum as empresas estabelecerem um desvio padrão da data de entrega, como por exemplo de um dia (antes ou depois) da data combinada. Isso se deve ao fato de imprevistos acontecerem, principalmente quando se trata de uma compra internacional que envolve um processo de importação do produto.

A melhor maneira de medir a média de atrasos é dividir o número de entregas realizadas a tempo pelo número total de entregas daquele fornecedor.

Também é importante considerar mudanças na data de entrega devido a algum atraso ou erro de sua empresa, como alterações na solicitação ou atraso de pagamento, por exemplo.

Lead time

Outra maneira de acompanhar o desempenho do fornecedor é medir o lead time. Esse indicador, refere-se à quantidade média de tempo gasto entre a data em que a ordem de compra foi emitida e a entrega do produto. Essa métrica também é medida em dias e deve ser avaliada por fornecedor.

Da mesma maneira que foi colocado no critério acima, certifique-se de que o fornecedor tenha pleno conhecimento dessas avaliações de performance no momento da contratação.

Preço

Medir a evolução do preço dos produtos adquiridos pelo departamento de compras significa comparar os valores praticados pelos fornecedores nas primeiras compras de um determinado produto com os valores atuais (caso haja variação).

A intenção desse indicador é verificar se as variações, caso existam, são justificadas, além de ajudar o comprador a identificar um período de compra que tenha um valor mais favorável, em caso de uma variação sazonal.

Outros critérios de avaliação

Nos tempos de hoje, não é suficiente escolher um fornecedor devido a qualidade, desempenho e preço apenas. Existem outros critérios que devem ser avaliados na contratação de um fornecedor como os listados a seguir.

Responsabilidade socioambiental

Em um mundo com tanta informação e com tantas ações que priorizam a lucratividade à responsabilidade socioambiental, empresas verdes e sustentáveis vêm ganhando destaque.

Consumidores cada vez mais preferem empresas que protegem a comunidade em que atuam e o meio ambiente ao mesmo tempo que mantêm sua produção. Ao escolher um fornecedor social e ambientalmente responsável, os pontos que devem ser verificados são:

• Controle de emissão de dióxido de carbono:
• Existência de Política Ambiental
• Condições de trabalho justas
• Existência de programas de Responsabilidade Social
• Preocupação com a eficácia elétrica e hidráulica na produção do material
• Controle e redução da geração de resíduos
• Prática de reciclagem ou reutilização

Parceria

A parceria do fornecedor com sua empresa também deve ser considerada. Esse critério se refere à postura dele quando se trata de disponibilidade para negociações e conversas, tanto por e-mail como por telefone, além da existência de valores como ética e transparência.

Uma forma de ter acesso a esse tipo de informação antes de fechar o contrato é pedir que o fornecedor disponibilize contatos de alguns de seus clientes com os quais que você pode conseguir referências de seus serviços. Peça também para ter acesso às suas políticas de Compliance e Estatuto de Ética.

Conclusão

Após avaliar os fornecedores, atribuindo notas e fazendo as observações necessárias, é importante analisar esses dados para decidir sobre sua contratação ou continuidade do contrato.

Para fornecedores que prestam o mesmo tipo de serviço, é interessante traçar um comparativo entre eles e assim decidir sobre a permanência de ambos ou dar preferência para um deles. Se um fornecedor não demonstra um desempenho condizente com os padrões da sua empresa, vale a pena agendar uma reunião e rever os termos dessa parceria, e até mesmo considerar o cancelamento do contrato.

Oferecer feedbacks constantes é a melhor forma de repassar essas avaliações aos fornecedores, permitindo que eles promovam melhorias em seus processos internos e estejam sempre atentos ao relacionamento com a sua empresa. Assim, é possível evitar situações extremas de insatisfação entre as partes.

Essas avaliações também são uma ótima forma de analisar o funcionamento dos processos envolvidos na gestão de suprimentos da sua empresa, e encontrar brechas e pontos de melhora. Desse modo, a empresa sai ganhando não apenas por manter os melhores fornecedores contratados, mas também por testar e otimizar constantemente os processos e métodos de gestão.

Nos dez anos de existência da 2Way Brasil, sempre priorizamos o melhor atendimento, performance e qualidade em nossa prestação de serviço. 

A 2Way Brasil é uma empresa global com escritórios nos EUA, Portugal, Alemanha, Hong Kong e Brasil, especializada na busca e fornecimento dos mais variados tipos de materiais industriais (MRO – Manutenção, reparo e operação), inclusive obsoletos, fabricados em todo mundo e que não são encontrados no Brasil. Experimente nosso serviços, hoje mesmo!