Setor de Compras

O tempo é a moeda de troca mais cara na atualidade. Dentro das empresas, então, a máxima “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira. Por isso, a busca por maneiras de otimizar rotinas é constante, e no setor de compras, que é tão estratégico, não poderia ser diferente.

Produtividade é sinônimo de eficiência. Se você está insatisfeito com a eficiência do setor de compras na sua empresa, esse artigo foi escrito pensando em você!

Confira 5 maneiras de ganhar produtividade no setor de compras fazendo poucas mudanças:

Centralize as compras

Existem três formas básicas de lidar com as compras dentro de uma empresa.

Modelo descentralizado

O primeiro modelo é o chamado de descentralizado, no qual cada setor ou unidade realiza suas compras com base nas próprias demandas, quando e se precisarem. Nele, o processo de compras acaba ficando mais disperso, aos cuidados de vários funcionários.

Modelo centralizado

O segundo é o centralizado, em que existe um departamento responsável exclusivamente pelas aquisições, que vai cuidar de todo o processo de compra. Nele, o processo de compras é totalmente regulado por padrões e rotinas, que devem ser cumpridas por todos os setores que encaminham suas demandas.

O que torna o modelo centralizado mais competitivo é a existência de padrões, processos e políticas que ajudam na gestão das compras. Ao dedicar um departamento apenas a elas, os contratos são geridos com muito mais cautela e os fornecedores são escolhidos de forma mais organizada. Além disso, a centralização torna mais simples lidar com atrasos nas entregas, acidentes de percurso ou questões legais envolvendo a mercadoria.

Modelo misto

Também é possível trabalhar com um modelo misto, em que o departamento de compras atua apenas em compras de alto valor ou importância para a empresa, e aquelas mais simples são resolvidas pelos setores demandantes.

Se a sua empresa atua com o modelo misto, é bem provável que você esteja perdendo tempo e dinheiro. Essa forma de organização costuma gerar problemas na comunicação com os fornecedores, justamente por não haver padrão no contato com todos os fornecedores.

Por isso, centralizar as compras é um passo fundamental para ganhar produtividade, uma vez que otimiza a gestão e permite que cada setor se preocupe com as suas funções, deixando que especialistas cuidem das compras com mais habilidade.

Escolha bem os fornecedores

Produtividade tem tudo a ver com planejamento. No caso do setor de compras, o planejamento começa na escolha dos fornecedores. É importante avaliar preços, prazos, condições de pagamento e qualidade dos produtos.

Porém, mais ainda, é preciso ter o cuidado de escolher parceiros que estejam consonantes com os valores da sua empresa, o tipo de serviço que vocês prestam e a forma como se comportam no mercado.

Um motivo muito comum de perda de tempo nas empresas é a contratação de fornecedores não alinhados com a estratégia, o que acarreta retrabalho e quebras de expectativas, além do desperdício de recursos. Por isso, tenha atenção ao selecionar seus fornecedores!

E não deixe de revisar a lista de fornecedores cadastrados de tempos em tempos, para verificar se ainda estão de acordo com os propósitos da sua empresa.

Conte com bons parceiros e ferramentas

Assim como os fornecedores, escolher bem os parceiros é fundamental. Para alguns negócios, o ideal é contar com empresas especializadas em compras, para otimizar as atividades do setor de compras. Esse tipo de negócio é muito vantajoso, pois essas empresas têm contato com fornecedores em diversas partes do mundo, que podem oferecer preços e condições melhores para as suas necessidades.

Da mesma forma, selecionar as ferramentas mais importantes é essencial. A gestão de tarefas, pagamentos, contratos e cotações, por exemplo, precisa ser automatizada. Você pode fazê-la de forma manual, usando planilhas e arquivos de texto, ou se render aos softwares especializados.

Independentemente da sua escolha, tenha em mente que o objetivo é otimizar o tempo e ganhar produtividade no setor de compras. Se uma ferramenta acabar impactando demais os processos, talvez seja melhor manter a gestão manual, e vice-versa.

Tenha uma equipe motivada

Muitas empresas se esquecem de investir na capacitação e no crescimento profissional de seus funcionários. Esse tipo de iniciativa é fundamental para garantir produtividade, pois estimula os funcionários a buscarem sempre a sua melhor performance.

Os gestores do setor de compras devem recompensar os colaboradores que se preocupam em estudar e se especializar em seu trabalho, bem como incentivar essas posturas oferecendo cursos, treinamentos e consultorias de carreira. Qualquer profissional trabalha melhor quando se sente motivado!

Também é importante manter boas condições de trabalho no departamento. Se existe uma carga alta de estresse, a empresa pode promover iniciativas de ginástica laboral, para aliviar os impactos físicos. Happy-hours, confraternizações e espaços de convivência também ajudam nesse sentido, além de aproximar os funcionários e formar uma equipe mais sincronizada.

Feedbacks são sempre bem-vindos. Para os retornos positivos, é interessante que eles sejam feitos em frente a outros funcionários, pois o reconhecimento público é bastante valorizado. Já os momentos de crítica devem ser privados, para não estimular desavenças. Reuniões de alinhamento devem ser conduzidas frequentemente, para garantir que todo o setor de compras está perseguindo os mesmos objetivos.

Analise os resultados

Para terminar, não podemos deixar de mencionar os KPIs. Os indicadores de desempenho vão informar onde estão os sucessos de produtividade no setor de compras, e eles também são a melhor fonte para encontrar problemas.

Cada empresa segue os KPIs que mais fazem sentido em seu negócio, mas alguns são indicadores bem globais. Veja:

• Lead-time do fornecedor;
• ROI;
• Entregas atrasadas;
• Quantidade de itens rejeitados.

Com uma análise aprofundada em pontos como esses, é possível apontar problemas nos processos, nos fornecedores e até no próprio quadro de funcionários do setor de compras. A partir deles, a empresa pode fazer mudanças significativas para alcançar maior produtividade!

Conclusão

Como você pode ver, a produtividade no setor de compras está muito alinhada à organização, ao gerenciamento e à estratégia de uma empresa. Esses três pontos precisam estar muito bem alinhados para garantir a eficiência e os ganhos que toda empresa procura!